Mentre Barbara e Alessandro gestivano l’intero evento dal tavolo dei relatori, noi, alle spalle della platea, ci occupavamo di tutto ciò che non era visibile e che doveva restare tale.Ci siamo divisi:
Antonella e Chiara all’accoglienza: in ogni momento sapevano quanta gente era all’interno della sala e quanti ancora potevano arrivare.
Angelo filmava e fotografava di continuo, rendendo possibile la documentazione integrale della giornata.
Giuseppe gestiva il video proiettore e la parte tecnica delle presentazioni dei relatori.
Rocco e Michele si dividevano tra l’ingresso dei partecipanti e la sala.
Sara addetta alla stampa et variae.
È stata la nostra prima manifestazione e come tale avevamo paura che qualsiasi cosa potesse andare storto. Così divisi, ognuno di noi sapeva cosa e come fare affinchè filasse tutto liscio, come pianificato!
Pensavo che fosse più semplice, che l’organizzazione concordata fino al giorno prima sarebbe stata più che sufficiente al buon andamento dell’evento! Ma mi sbagliavo.. bisogna calcolare ogni dettaglio non solo prima ma soprattutto durante! Gli incalzanti e repentini cambi di programma! Le luci da accendere e spegnere; il numero dei partecipanti da comunicare previamente al ristoratore; coordinare i tempi delle relazioni in prossimità delle pause; aspettare, telefonare, ricevere le testate giornalistiche; dove sono finite le targhe?!; salutare cordialmente chi purtroppo andava via in mattinata; rispondere al telefono per dare indicazioni stradali a chi non conosceva il luogo dove ci trovassimo; di nuovo comunicare il numero delle presenze al ristoratore; avvicinarsi ad Alessandro con discrezione per raccogliere informazioni utili o per dargliene;
Correre camminare, correre camminare, sorridere, correre e camminare…così fino alla fine, fino a quando non si sono spente le luci. Troppo stanchi per dormire, troppo a pezzi per restare svegli!..seduti lì, sulla prima sedia capitata a tiro…nella platea ormai vuota.
Ma ce l’abbiamo fatta!
Sara Taddei - Associazione I Calanchi
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